SAGE 1000 et CODEXIA Factures : Un duo de choc pour améliorer la gestion des factures !

Des délais courts et une qualité irréprochable à respecter

L’objectif de Toray CFE est de proposer à ses clients des produits de très haute qualité qui répondent aux exigences précises du milieu aéronautique. La diversification du marché et de l’activité est également le leitmotiv de la filiale. Le but étant, d’ici quelques années, de gérer la chaîne complète de la fibre de carbone, de la création de la matière première à la diffusion de celle-ci.

Le domaine d’activité de Toray CFE est un secteur exigeant qui demande de la rigueur à chaque instant. Les délais à respecter sont courts et une qualité optimale est exigée.

Le service comptabilité et fournisseurs de l’entreprise est l’un des premiers impacté par cette contrainte de temps. En effet, le service doit traiter 15 000 factures par an, dans les meilleurs délais. Jusqu’à présent, le pôle comptabilité/fournisseurs ne disposait d’aucun outil pour le traitement de ses factures, qui étaient alors au format papier. Le traitement se faisait manuellement, engendrant des erreurs et des pertes de documents régulières. La traçabilité des factures n’était pas assurée, ce qui peut également créer des difficultés lors des relances. Le logiciel SAGE 1000 utilisé pour la comptabilité était quant à lui un point fort pour le service comptabilité/fournisseurs.

Autres services impliqués dans le traitement de ces factures, les différents services d’achats. L’absence d’un outil commun rendait la communication et le transfert des factures au format papier difficile. L’augmentation du nombre de factures rendait alors le suivi et le traitement de plus en plus compliqué et long.

Au niveau du process, Toray CFE dispose de deux types de factures. Celles rattachées aux bons de commande et celles qui nécessitent une demande d’approbation. La différence est difficile à faire lorsqu’il s’agit d’une facture au format papier.

Les challenges à relever par Codexia

1. Simplifier les échanges de documents et la communication relative aux factures entre les collaborateurs
2. Assurer la traçabilité des factures fournisseurs pour en réduire la perte.
3. Fluidifier et simplifier le traitement des factures, de la réception à l’archivage de celles-ci
4. Intégrer Codexia Factures au logiciel SAGE 1000 pour gagner du temps dans le traitement des données comptables

Une solution conviviale et adaptée au logiciel SAGE 1000 de Toray CFE

Pour répondre à son besoin et choisir le bon prestataire, Toray CFE a réalisé un appel d’offre national. Le prestataire devait répondre aux objectifs mais également au budget de l’entreprise.

Après l’étude de plusieurs offres, Toray CFE a choisi la solution Codexia d’Axess. L’offre est développée autour de trois modules indispensables à une bonne dématérialisation : GED, LAD et Workflow. Ces modules permettent à Codexia de piloter la chaîne complète de dématérialisation des factures fournisseurs, de la numérisation au règlement.

Codexia est une solution conviviale qui répond parfaitement aux spécificités de Toray CFE. L’offre s’intègre avec le logiciel SAGE 1000 dont l’entreprise se sert pour sa comptabilité. Grâce à la complémentarité des deux logiciels, l’ensemble des actions comptables est automatique :

• Alimentation des écritures comptables dans SAGE
• Pilotage du statut de la facture BAP dans SAGE depuis le workflow de Codexia Factures
• Récupération dans la GED et le workflow des informations de paiement en provenance de SAGE

Grâce à un module de GED et de Workflow, Codexia permet également de traiter tous les types de factures, quel qu’en soient les spécificités. C’est notamment ce qui a attiré Toray CFE qui traite des factures rattachées aux bons commandes et d’autres avec approbation.

Enfin, Toray CFE a été séduit par la proposition d’une solution sur-mesure qui s’adapte au budget et aux délais exigés par la filiale.

Un projet centré sur la traçabilité et la sécurité des factures

La mise en place de Codexia s’est faite en trois temps. Un cahier des charges a d’abord été réalisé afin que les équipes d’Axess s’approprient le contexte. Dans un deuxième temps, des tests ont été effectués au sein même de Toray CFE afin d’impliquer chaque collaborateur. Vient ensuite la phase de production et de développement de Codexia dans le Système d’Information de la filiale.

L’association des trois modules de LAD, GED et Workflow est l’atout principal de Codexia Factures. Leur complémentarité a permis de répondre à l’ensemble des objectifs fixés par Toray CFE.

De la numérisation papier au transfert dans le logiciel de Toray CFE, le module de Lecture automatique de documents fluidifie et simplifie le traitement des factures grâce à la saisie et au contrôle automatique des données.

Avec le module de GED, les documents de Toray CFE sont plus disponibles et accessibles. Chaque collaborateur concerné accède facilement et rapidement aux informations, pour une meilleure autonomie. Codexia permet aussi d’avoir un seul process pour les factures. Les échanges entre les services sont ainsi simplifiés et plus rapides.

Codexia répond ensuite à l’un des objectifs principaux de la filiale qui est d’assurer la traçabilité et la fiabilité des factures afin de réduire la perte et les erreurs. Pour cela, c’est le module de Workflow qui a ici été privilégié. Ce module décrit le circuit de validation d’un document et les tâches à répartir entre les différents acteurs. Le workflow assure un réel suivi des données et identifie chaque collaborateur impliqué dans la réalisation du processus. Cela évite à Toray CFE que des documents soient modifiés de façon abusive et que des erreurs se répètent. Les factures sont plus fiables et sécurisées.

Enfin, grâce à la complémentarité de Codexia et SAGE 1000, les factures sont dorénavant soient rattachées aux bons de commandes qui leur correspondent, soit l’approbation est faite directement dans la solution. Plus de signature/tampon et d’impression papier. Un changement qui s’avère plus confortable pour les collaborateurs.

Aujourd’hui Codexia apporte à Toray CFE :

• La disponibilité et l’accès simplifié aux documents
• Des échanges plus rapides entre les différents services permettant un gain de temps significatif dans la gestion des factures
• La traçabilité et la fiabilité des factures grâce à l’intégration d’un module de workflow
• Uniformisation des interactions des différents acteurs : plus de réactivité vis-à-vis des fournisseurs, une facilité de relance des acheteurs…
• Une synchronisation avec SAGE 1000, logiciel de comptabilité
• Le rattachement des factures aux bons de commandes et réceptions

Pour Toray CFE, l’appropriation du projet par les collaborateurs s’est fait très facilement. Chacun a trouvé rapidement un intérêt à la dématérialisation des factures. L’accompagnement proposé par Axess a également été à la hauteur des attentes de Toray CFE. Le SAV a su se montrer disponible, avec des réponses concrètes. Actuellement, Toray CFE est en période de tests. Le but étant d’étendre la solution de dématérialisation au logiciel de maintenance de l’entreprise.

Pour aller plus loin

Toray CFE (Carbon Fibers Europe), filiale d’un groupe japonais dédié à l’industrie, est spécialisée dans la réalisation et la commercialisation de fibres de carbone à destination du milieu aéronautique, industriel et sportif. Composée de 450 collaborateurs, l’entreprise représente aujourd’hui un chiffre d’affaires de 188 millions d’euros.