Nexia, le choix d’une GED transverse pour répondre aux spécificités métiers de l’habitat

Les défis rencontrés par habitat 76

Avant de migrer vers Nexia, habitat 76 utilisait depuis plus de 15 ans la GED Codexia, solution de gestion électronique de documents également éditée par Axess.

Cependant, les besoins en matière de gestion documentaire se sont diversifiés, nécessitant une GED plus flexible et interopérable pour centraliser et structurer les documents à travers plusieurs domaines métiers, notamment la gestion locative et la gestion des dépenses, avec comme axe stratégique la transversalité.

L'objectif stratégique de l’OPH était de faire de la GED Nexia un actif transverse à toute l’entreprise, afin que chaque service y accède, sans avoir besoin de multiplier les solutions spécifiques pour chaque domaine.

Nexia, la GED interopérable et adaptée aux spécificités de l’habitat 

En 2023, habitat 76 a une nouvelle fois fait confiance à Axess et a décidé de migrer vers Nexia pour centraliser son capital documentaire et abandonner les solutions tierces, utilisées notamment pour la gestion documentaire patrimoine. 

Ce qui a séduit habitat 76, c’est avant tout la capacité de Nexia à assurer une interopérabilité avancée, pour une intégration fluide avec les systèmes existants.

La transition a été un défi technique important, avec plusieurs téraoctets de données à migrer, mais elle s’est révélée bénéfique pour les équipes internes. En effet, habitat 76 a été l’un des premiers clients Nexia à migrer une quantité aussi conséquente de données. L’équipe de l’OPH a développé une expertise pointue sur la solution, renforçant ainsi son autonomie dans le paramétrage et l’utilisation des fonctionnalités de l’outil.

Les bénéfices pour habitat 76 : flexibilité, performance, adaptabilité et agilité

Interopérabilité et flexibilité

L’intégration de la GED Nexia avec les autres outils d’habitat 76, comme l’ERP, permet aux équipes de retrouver et d’accéder instantanément aux documents, sans contrainte pour les utilisateurs.

La souplesse de Nexia en matière d’interopérabilité offre aussi à habitat 76 la possibilité d’insérer des liens directs vers les documents stockés dans la GED depuis n’importe quelle application métier. Cela améliore l’efficacité des processus opérationnels.

Autonomie et agilité

Habitat 76 gère désormais en autonomie l’ajout de nouveaux types de documents ou de nouvelles indexations, offrant plus de réactivité face aux évolutions des besoins métiers de l’habitat. Cette autonomie a été particulièrement appréciée lors de la mise en place de la GED patrimoine, configurée en interne

La gestion des métadonnées est simple, facilitant le classement et la recherche de documents, tout en permettant une adaptation rapide aux besoins spécifiques. Nexia, c'est une ergonomie simple, mais qui est adaptée aux cas d'usage de l’OPH.

« Avec Nexia, nous gagnons en agilité. Aujourd'hui, nous sommes plus autonomes. Par exemple, si nous avons un nouveau type de document à intégrer, nous savons réaliser nous-mêmes les paramétrages. C'est quelque chose qui fait partie de notre ADN : être capables de réaliser les choses par nous-mêmes, tout en restant agiles et réactifs » explique Nicolas FERAY.

Performances et rapidité

Nexia se distingue également par sa rapidité d'exécution, essentielle pour le volume de données d’habitat 76. Les temps de réponse sont instantanés, même pour des recherches parmi plusieurs milliers de documents.

Grâce à la recherche plein texte, les équipes de l’OPH retrouvent des informations à partir de simples mots-clés. Ce gain de temps est particulièrement apprécié pour la recherche de factures, même en l’absence de référence précise.

« Le produit est vraiment très performant. Au départ, on pouvait avoir des appréhensions concernant une GED sur un modèle SaaS. On se demandait comment cela allait fonctionner en pratique. Mais, honnêtement, cela nous a vraiment bluffés ! Nous gérons un volume de documents considérable, et pourtant, les temps de réponse restent instantanés. »

Le modèle SaaS

L’approche SaaS a permis à habitat 76 de décharger ses équipes de la maintenance lourde et chronophage d’une solution on-premise, et ainsi de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Aujourd’hui, Nexia est pleinement intégrée au sein d’habitat 76. Il centralise l’ensemble des documents et offre une interface ergonomique adaptée aux usages spécifiques du secteur de l’habitat. Les utilisateurs bénéficient d’un système de recherche efficace, rendant les informations clés disponibles très rapidement.

Habitat 76 a gagné en efficacité, en agilité et en autonomie, et se sent bien accompagné par les équipes Axess. 

Avec Nexia, habitat 76 s’est doté d’une GED pérenne, capable de répondre aux exigences de demain, d’optimiser ses processus internes et d’accompagner durablement son évolution !