Co-construction des tableaux de bord GED Nexia

« Je suis Patrick Coupeau, Responsable des Systèmes d'Information et de la gestion locative chez Silène à Saint-Nazaire. Silène c’est un OPH qui gère 10 000 logements sur les communautés d'agglomération de Saint-Nazaire et celles environnantes.

Chez Silène, on a choisi la GED Nexia pour gérer nos différents documents : documents transversaux, documents métiers comme les baux, des documents qui concernent des procédures pour la qualité par exemple ou encore des photothèques d'images de qualité pour les services communication et les usages médiatiques.

Les équipes Axess nous ont proposé de participer à la co-construction des tableaux de bord de GED en partenariat avec le département data et IA d’Axess, et ça nous a vraiment énormément intéressés. Il s'agissait de présenter d'une façon ergonomique et surtout très utile des indicateurs à propos de nos documents présents dans la GED, dans les bases documentaires. 

L'intérêt pour nous c'est de pouvoir aider à l'appropriation de la GED. Ces indicateurs vont nous permettre à la fois de quantifier, de savoir qui utilise les documents disponibles sur la GED, qui en déposent. Ils nous sont aussi beaucoup utiles pour nos usages métiers. Par exemple, pour la GED factures, ça va nous permettre de connaître l’état des factures, leur suivi, où on en est, qu'est-ce qu'il reste à payer…

On peut grâce aux métadonnées et grâce à des algorithmes fléchés, poser des alertes, montrer sur des courbes, des tableaux, des indicateurs qui peuvent être très utiles à la fois pour nos métiers et aussi pour l'appropriation de la GED. C'est tout l'intérêt que nous y avons trouvé, en dehors bien sûr des intérêts de toute GED qui sont la centralisation de documents, le partage, la transversalité, la sécurité… ! »