GED métier ou GED transverse : comment faire le bon choix ?

GED métier, GED transverse : Définition et avantages de ces deux termes

Pour commencer, faisons le point sur les deux différentes solutions de GED : GED métier et GED transverse.

Quand on évoque une GED métier, on parle d'une GED qui est exclusivement dédiée et adaptée à un pôle métier : ressources humaines, comptabilité, commerce… Elle dispose de fonctionnalités clés et pensées pour répondre aux enjeux de tel ou tel service.

Ce fonctionnement par pôle métier permet de coller au plus près des besoins des utilisateurs. Le paramétrage du logiciel est alors parfaitement adapté : plan de classement, indexation, workflow… De plus, une solution de GED métier donne la possibilité de gérer plus simplement le droit d’accès aux documents, étant donné que seuls les collaborateurs du pôle métier peuvent y accéder. Enfin, l’accompagnement des utilisateurs peut se faire sur-mesure et plus facilement. L’appropriation de la solution en est donc grandement facilitée.

Mais une fois cette solution mise en place au sein d'un service, il va falloir que vous trouviez une autre solution pour les autres pôles de votre entreprise. Ce qui engendre des recherches et des coûts supplémentaires. Une solution de GED métier peut aussi être un frein à la collaboration de vos équipes entre les différents services. Pourtant un élément essentiel pour la productivité notamment avec l'explosion du télétravail et du travail à distance.

Dans ce cas, c'est un projet de GED transverse qu'il faudra mettre en œuvre. C'est à dire une GED transverse à tous les services de votre entreprise.

GED transverse : L'avenir des entreprises ?

Avec une solution de GED transverse, les entreprises ont besoin d'une seule et unique solution pour la gestion documentaire de l'ensemble de leurs services. Concrètement, toute l'information est centralisée en un seul point pour une souplesse totale de vos processus et de votre base documentaire.

Une solution bien appropriée aux nouvelles méthodes de travail et modes de fonctionnement des entreprises, pour qui le télétravail et le travail à distance font partie du quotidien.

Des processus uniformisés

Une telle approche transverse offre de nombreux avantages. Dans un premier temps, une solution de GED transverse permet d'uniformiser les processus de gestion et de dématérialisation de vos documents pour l'ensemble de votre structure. Toutes les informations étant répertoriées dans un seul outil, les collaborateurs passent moins de temps à rechercher tel ou tel document. Ils sont plus efficaces et gagnent du temps quotidiennement.

Plus de collaboration pour une meilleure productivité

L'autre atout d'une solution transverse réside dans la diffusion et le partage. L'information se trouvant en un seul point, les données circulent plus facilement entre les différents services et collaborateurs. Ce qui vous permet ainsi de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise et de permettre à vos collaborateurs d'avoir une vision plus globale du cycle de vie de vos processus. Et cette collaboration a aussi du bon pour la productivité ! Les échanges entre les services étant privilégiés, le risque d'erreur diminue et chacun gagne du temps dans la réalisation de ses tâches quotidiennes.

Comme certains pourraient le croire la mise en place d'une GED transverse ne signifie pas une diminution de la sécurité et de l'adaptabilité de la solution. La gestion des droits et des habilitations est un aspect primordial qui est pris en compte dès le début du projet. Chaque utilisateur se connecte avec son propre profil et accède aux fonctionnalités qui lui seront définies.

Evidemment, il est nécessaire de bien évaluer ses besoins avant la mise en œuvre d'une solution de GED. En effet, si l’objectif est de mettre en place un logiciel de GED unique dédié à un seul métier, l’entreprise a tout intérêt à se diriger vers une GED dite métier.

A contrario, si celle-ci envisage de faire évoluer sa solution de GED dans le but de correspondre à ses nouvelles méthodes de travail et la déployer au sein de tous ses services, il est alors préférable de choisir une offre plus globale et collaborative, la GED transverse.

Pour aller plus loin

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