Archivage numérique : quelles différences entre GED, SAE et coffre-fort électronique ?

La Gestion Electronique de Documents : mobilité et productivité

La Gestion Electronique de documents (GED) est l’une des premières solutions proposées pour assurer l’archivage numérique des données. Ce processus a pour objectif de conserver les archives en facilitant leur diffusion.

Le but premier de la GED est avant tout d’améliorer les échanges de documents, en toute sécurité, ainsi que la manipulation des informations. En choisissant ce type de solution, les entreprises cherchent également à :

• Accroître leur productivité grâce à la centralisation des informations qui permet de gagner du temps dans la recherche et mieux organiser sa gestion des informations
• Faire des économies : la GED étant la plupart du temps proposée en mode SaaS, les entreprises obtiennent un service sur-mesure adapté à leurs usages et leur budget
• Renforcer la mobilité des collaborateurs qui peuvent accéder aux documents de l’entreprise où qu’ils soient, via une simple connexion interne

Lire notre article : Pourquoi s'équiper d'un logiciel de GED s'avère stratégique pour votre entreprise ?

Le Système d’Archivage Electronique : conservation et pérennité des documents

La deuxième solution qui s’offre aux entreprises est le SAE (Système d’Archivage Electronique). Le SAE permet de stocker les données archivées via des paramétrages bien précis qui assurent la conservation des documents, leur consultation et leur restitution. Ce qui permet de garantir leur intégrité et pérennité.
L’avantage premier de cette solution est d’améliorer la gestion des archives d’une entreprise tout en assurant un processus de gestion fiable et sécurisé : plan de classement, gestion du cycle de vie des documents, traçabilité des accès aux données…

Le coffre-fort électronique : un espace ultra sécurité

Enfin, l’autre solution d’archivage numérique est le coffre-fort électronique. Tel un coffre-fort physique, un coffre-fort électronique est un espace qui permet de garantir la sécurité optimale de l’ensemble des informations qui y sont intégrées. Ce qui permet notamment d’en assurer la valeur probante, lors par exemple d’un contrôle juridique.
Comme pour le SAE, les accès aux données sont entièrement contrôlés pour garantir l’authenticité des documents. Cependant, au contraire de la GED, une gestion quotidienne des documents via un coffre-fort n’est pas possible.

Ainsi, chacune de ses solutions d’archivage numérique offre des avantages aux entreprises. L’important est de choisir le processus qui correspond à la stratégie de son entreprise ainsi qu’à ses besoins : conservation des données, gestion facilitée, documents confidentiels…

Pour aller plus loin

Axess offre à ses clients différentes opportunités en termes de sécurisation des données, d’archivage électronique et de Gestion Electronique de documents. Pour cela, nous avons développé NEXIA, composée de différents modules garantissant la confidentialité de vos documents, leur gestion ainsi que leur diffusion.