Comment une solution de GED facilite le travail collaboratif ?

83% des salariés expriment le besoin de collaborer

Le travail collaboratif a toujours fait partie intégrante des entreprises et les salariés sont habitués à ce type de fonctionnement. D'après une étude menée auprès de 500 salariés, 83% d'entre eux expriment l'envie mais aussi le besoin de collaborer. 64% des salariés privilégient le travail collaboratif pour travailler en équipe et 45% pour favoriser les échanges entre les équipes.

Mais avec l'arrivée du numérique ces dernières années, le travail collaboratif a connu de nombreux bouleversements et a engendré de nouvelles méthodes de travail au sein des entreprises. Même avant la crise sanitaire, le télétravail et le travail à distance commençait doucement à émerger. De plus en plus de salariés travaillaient quelques jours par semaine de chez eux ou au sein d'autres locaux. Et cette démarche a pris un véritable tournant avec l'arrivée de la crise sanitaire en 2020.

Sans solution adaptée, il n'était pas simple pour les entreprises de pouvoir travailler ensemble mais à distance. Comment faciliter les échanges entre mon service comptabilité et facturation ? Mon équipe commerciale a besoin d'accéder à une facture mais aucun outil ne me permet de lui partager facilement le document. Autant de questionnements auxquels ont dû répondre rapidement et efficacement les dirigeants ces derniers mois.

En 2021, de nombreuses solutions numériques existent sur le marché visant à améliorer le travail collaboratif. La dématérialisation et les outils de GED sont des bons exemples. Comment une solution de GED est passée en quelques années d'une solution de stockage à un véritable outil collaboratif ?

Comment la GED intervient dans le travail collaboratif ?

Les solutions de GED ne se cantonnent plus seulement à leurs fonctions d’archivage et de classement des données. Elles apparaissent aujourd'hui comme une réelle alternative de partage de fichiers, annotation, gestion ou encore validation de documents, malgré le travail à distance et le télétravail.

Les logiciels de GED intègre de nombreuses fonctionnalités qui leur permettent d’être un atout considérable pour le travail collaboratif en entreprise : centralisation des données, circulation fluide des informations, transparence, traçabilité, sécurité… Ce travail en équipe permet notamment de réduire les erreurs, mais aussi de faire gagner du temps aux équipes dans la réalisation de leurs tâches quotidiennes. Une amélioration certaine de la productivité et de l'efficacité de l'entreprise. Découvrez notre article : Comment une GED transverse permet d’assurer la continuité de vos services ?

Dans ce souci de collaboration, les solutions de GED ont aussi connu ces dernières années des évolutions en termes d'ergonomie, de modernité et de facilité d'accès. On utilise des solutions plus intuitives, disponibles sur PC, tablettes et mobiles afin d'améliorer continuellement l'expérience utilisateurs.

Des fonctionnalités clés pour une bonne gestion collaborative de vos documents !

• Workflow : En standardisant et en dématérialisant les processus, en diffusant les événements et en informant en temps réel les bonnes personnes, la fonction de workflow facilite le travail collaboratif. Ainsi chaque collaborateur peut savoir exactement qui doit faire quoi (notifications de tâches) et qui a fait quoi (traçabilité). Le workflow permet également d'automatiser de nombreuses tâches souvent chronophages, ce qui permet aux salariés de se concentrer sur leur cœur de métier et de favoriser une collaboration plus efficace.
• Partage : Crucial pour l’organisation et la réussite du travail collaboratif, le partage d'information doit se faire de manière simple et en temps réel. Une solution de GED permettra de limiter les erreurs et de gagner en productivité et en confort de travail. De plus, elle garantira une information fiable, simple d’accès, à jour et disponible 24h/24 et 7j/7.
• Traçabilité : Obligatoire pour certaines industries (médicale, pharmaceutique, agroalimentaire…), la traçabilité des documents permet de connaitre les modifications qui ont été faites, qui les a faites et quand. La GED enregistre automatiquement les actions effectuées sur les documents garantissant ainsi leur intégrité et leur fiabilité.
• Portail documentaire : Pouvant parfois impliquer des acteurs extérieurs à l’organisation (clients, fournisseurs, partenaires, sous-traitants…) pour la création, la consultation ou la modification de données, le travail collaboratif nécessite la mise en place d’un portail documentaire. On parle souvent de portail client et de portail fournisseur. En centralisant l’information, le portail documentaire permet de gagner en efficacité et garantit une information unique, sécurisée, disponible et à jour.
• Sécurité : La sécurité d'accès sera ici primordiale. Les logiciels de GED permettent la plupart du temps de gérer des droits d'accès et d'habilitation afin que la confidentialité des documents soit respectée.
• Signature électronique : La signature électronique est le meilleur moyen de satisfaire les exigences réglementaires tout en évitant les procédés manuels souvent longs et fastidieux. Elle garantit la conformité des documents tout en déchargeant l’entreprise des contraintes et des coûts du procédé manuel classique. Lire notre article sur la signature électronique

Comme vous l'aurez compris, la possibilité de collaboration est un facteur déterminant dans le choix de sa solution de GED. De plus, la solution devra correspondre aux besoins réels des salariés afin d'obtenir leur adhésion. L'implication et la motivation des salariés sont des points essentiels à prendre en compte dès la mise en place du projet.