Ressources Humaines : Comment profitent-elles de la dématérialisation ?

Le point sur la dématérialisation des ressources humaines

Depuis les années 2000, les entreprises peuvent simplifier leur gestion administrative et leurs échanges avec l’administration publique, leurs fournisseurs et clients. La raison ? La démocratisation de la dématérialisation dans la sphère professionnelle. Une grande partie des déclarations se fait aujourd’hui de manière électronique : taxes, TVA, impôts sur les sociétés…

Cette tendance de la dématérialisation a également trouvé sa place au sein des services Ressources Humaines de l’entreprise. Les échanges entre l’employeur et les salariés se font de plus en plus de manière électronique. La valeur probante du contrat de travail signé électroniquement est reconnue ainsi que le bulletin de paie électronique. Les solutions de signature électronique et d’archivage certifié prennent aussi leur place dans le secteur des Ressources Humaines.

Il n’est donc pas surprenant de voir l’e-bulletin et l’e-contrat entrer dans la norme ces derniers mois. Mais quels sont les intérêts de la dématérialisation pour le secteur des ressources humaines ?

Optimisez vos coûts

Chaque année, 2% du chiffre d’affaires des entreprises sont consacrés à la gestion du papier. Ce pourcentage concerne l’ensemble des services de l’entreprise, notamment le pôle ressources humaines.

Ce sont plus de 200 millions de bulletins de paie qui sont créés par an, en France, par les entreprises. En les dématérialisant, les services RH vont pouvoir supprimer les coûts d’impression, de mise sous pli et même de distribution, pour un coût final de moins de 50 centimes par bulletin.

La dématérialisation, au-delà du contrat de travail et du bulletin, permet la digitalisation du dossier personnel de chaque salarié ce qui entraîne ici encore de véritables économies notamment sur l’archivage. Plus besoin de locaux dédiés à ces archives, tout est géré de manière électronique.

Fluidifiez vos échanges

En optant pour la dématérialisation, les services RH des entreprises peuvent avoir un accès direct et en temps réel à leurs documents. Les DRH, mais également les managers et les salariés, peuvent consulter les documents qui les concernent à tout moment et où qu’ils soient, via des solutions en mode SaaS. Au quotidien, c’est un gain de temps mais aussi de productivité du fait que chaque acteur peut avoir accès à un document simultanément. Plusieurs types de documents peuvent être dématérialisés :

• documents à valeur probante : contrats, bulletins de paie…
• documents nécessaires au service RH: formulaires d’entretien, demandes de congés…
• documents réalisés par les RH : politiques internes, fiches de poste…
• documents produits par les autres acteurs : CV, lettres de motivation…

Les offres de dématérialisation sont aujourd’hui complètes, sûres et rapides. C’est généralement dans un but d’innovation et de performance que les entreprises mettent en place ces solutions. L’attractivité de l’entreprise est ainsi renforcée, renvoyant une image positive et moderne.

Pour aller plus loin

Pour répondre à la tendance de dématérialisation des processus RH, Axess propose des solutions en adéquation avec les besoins de ce métier. Sécurité des données, disponibilité des documents et développement des échanges : Les avantages de nos solutions sont nombreux pour les DRH !