Pourquoi dématérialiser votre service financier ?

Un besoin de réactivité pour les services financiers

Le service financier d’une entreprise doit traiter chaque jour de nombreux documents, qu’il s’agisse de courriers, documents administratifs ou encore factures. Le volume des factures fournisseurs est depuis plusieurs années de plus en plus conséquent. Et depuis la Loi de Modernisation des Entreprises (LME) de 2008, de nouvelles réglementations liées aux délais de paiement des factures viennent s’ajouter à la première problématique. Ce qui demande au service financier d’être réactif et de traiter plus rapidement les nombreux documents.

La plupart du temps, d’autres services de l’entreprise sont impliqués dans le traitement de ces factures, tels que les services d’achats ou commerciaux. La communication et le transfert de factures entre les différents services peut s’avérer difficile, voire impossible suivant la structure de l’entreprise. La prise de décision prend plus de temps, ainsi que la validation des documents et leur traitement.

Depuis quelques années déjà, on entend parler de dématérialisation des factures fournisseurs. De plus en plus de solutions rentrent sur le marché, pour le plus grand bonheur des services financiers !

Adapter ses objectifs au projet de dématérialisation

Grâce aux nouvelles solutions existantes sur le marché, les services financiers sont de plus en plus connectés et la dématérialisation des factures fournisseurs en est simplifiée. Désormais, plus besoin de papier, l’ensemble des données est centralisé au même endroit.

Au fur et à mesure que les factures arrivent, celles-ci peuvent être scannées directement, sauvegardées automatiquement et transmises aux personnes concernées. Ce qui permet de gagner du temps au niveau du traitement des documents. Numérisation, stockage, diffusion… Chaque étape du processus est automatique.

Habituellement disponibles en mode SaaS, les solutions de dématérialisation offrent également la possibilité de consulter les factures à tout moment et depuis n’importe quel support. C’est ici un fonctionnement en temps réel qui est proposé aux services financiers. Ils ont ainsi la possibilité de travailler en collaboration ce qui améliore considérablement leur qualité de travail ainsi que leur productivité.

De plus, ce type de solution apparaît comme la plus efficace pour réduire les retards de paiement, tout en conservant la valeur fiscale des factures. Ce qui permet de diminuer les délais de validation des factures dont le traitement dure habituellement entre 10 et 19 jours, voire jusqu’à 30 jours dans certains cas.

Enfin, un coffre-fort numérique peut également être proposé aux services financiers afin d’y stocker les bilans, les prévisionnels, les documents juridiques ou encore les documents relatifs aux salariés. Chaque donnée numérisée est alors sécurisée de manière optimale.

La dématérialisation financière se positionne progressivement comme un choix stratégique pour les entreprises. Source de nombreux avantages, elle apparait comme une solution incontournable pour augmenter sa productivité. Découvrez notre article : 6 questions qu’on se pose sur la dématérialisation des factures fournisseurs !

Pour aller plus loin

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