Dématérialisation des marchés publics : Tour d’horizon des points essentiels à connaître

Un besoin de réactivité pour les services financiers

Moins de papier, plus de productivité, des procédures optimisées… La dématérialisation offre de nombreux atouts pour les communes. Et le gouvernement l’a bien compris ! Dans ce sens, un plan de transformation numérique de la commande publique a été prévu par le ministère de l’Economie et des finances. Ce plan s’articule autour de 5 axes majeurs :

• Gouvernance lisible et accompagnement des acteurs
• Simplification des usages et baisse des coûts via le numérique
• Développement des interactions, échanges et traitement de l’information
• Renforcement de la transparence de la commande publique
• Archivage électronique sûr, conforme et accessible

Ce nouveau plan numérique a pris effet le 1er octobre 2018, date depuis laquelle les commandes publiques doivent être obligatoirement dématérialisées mais aussi signées de manière numérique, via une solution de signature électronique conforme.

Que dit la nouvelle réglementation ?

Depuis le mois d'octobre 2018, la dématérialisation s’impose dans toutes les étapes de la passation des marchés. Cette obligation est effective au-dessus de 25000€ HT.

Quels sont les éléments clés de cette réglementation ?

• La dématérialisation de la procédure de passation : Depuis le 1^er octobre 2018, les documents de la consultation doivent être gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques sur un profil d’acheteur. Dans ce sens, les communications et échanges d’informations doivent se faire obligatoirement par voie électronique, notamment les candidatures et offres. Pour cela, les collectivités n’ont pas d’autres choix de se munir de moyens techniques adaptés.
• Les pièces de candidatures : Il convient de mettre en place une GED permettant d’archiver en toute sécurité les documents justificatifs et les moyens de preuves fourni par les candidats.
• Le profil d’acheteur : La traçabilité étant un point clé de cette nouvelle réglementation, les entreprises ont pour obligation de candidater et déposer leur offre en ligne à travers ce qu’on appelle un profil d’acheteur.
• Le Document Unique de Marché Européen (DUME) : Sous forme de déclaration sur l’honneur, le DUME a pour objectif d’homogénéiser les formulaires de candidature et d’alléger les charges administratives, visant ainsi à simplifier l’ensemble de la phase de candidature. Dans ce cadre, tous les acheteurs sont tenus d’accepter le DUME électronique si ce choix est retenu par les opérateurs économiques au niveau de leur candidature.
• La publication des données essentielles : La réglementation liée à la dématérialisation des marchés publics indique également que les données essentielles des marchés doivent être publiées sur le profil d’acheteur. L’accès à ces données est libre, direct mais aussi complet, avec des informations obligatoires comme le nom du marché, sa nature, son objet ou encore sa durée. Les données à caractère personnel en sont exclues.
• Le Recensement Economique des Achats Publics (REAP) : Les acheteurs publics, sauf les services centraux ou déconcentrés de l’Etat, doivent recourir à la procédure REAP. Cette procédure dématérialisée, obligatoire pour les marchés publics supérieurs à 90 000€ HT, permet de recenser les données relatives aux achats notifiés en 2018.
• La signature électronique : Enfin dernier élément lié à la dématérialisation des marchés publics : la signature électronique. L’obligation de la signature électronique des marchés pour l’acheteur est fixée au 1^er janvier 2020. Depuis le 1^er octobre 2018, les acheteurs publics doivent être équipés d’une solution de signature électronique basée sur un certificat qualifié et conforme à l’eIDAS qui est un dispositif de création de signature numérique.

Lire notre article : Quelles différences entre digitalisation et dématérialisation ?

Pour aller plus loin

Afin de vous accompagner dans votre mise en conformité, Axess vous propose une offre logicielle de GED des marchés publics, qui assure la digitalisation de l’ensemble des étapes d’un marché public :

• Workflow : Chaînage dématérialisé de toutes les étapes de passation.
• Signature électronique : Envoi dématérialisé des lettres de plaisir et de regret avec signature électronique.
• GED : Archivage sécurisé des pièces marchés

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