5 raisons de dématérialiser vos contrats !
La dématérialisation fait partie de la stratégie de bon nombre d’entreprises. Et ce ne sont plus seulement les documents du quotidien qui sont dématérialisés, les documents sensibles comme les contrats le sont aussi !
Sommaire
L’Etat : acteur de la transformation numérique
La dématérialisation est aujourd’hui utilisée sur de nombreux documents du quotidien tels que les factures fournisseurs, les documents commerciaux ou encore les courriers. Et depuis quelques années, ce sont également les documents à forte valeur juridique qui connaissent un tournant digital.
Cette évolution s’explique pour deux raisons :
- Les solutions de dématérialisation offrent un grand nombre de possibilités en termes de sécurité des données. Le risque de perte d’information est donc moindre, ce qui rassure les entreprises et les incitent à passer au numérique pour leurs documents sensibles.
- L’autre raison est l’Etat. En effet, le gouvernement est aujourd’hui fortement impliqué dans la transformation numérique des entreprises. De nombreuses démarches administratives sont dématérialisées et de nouvelles réformes apparaissent pour simplifier la gestion des documents. C’est justement le cas avec le portail CHORUS PRO et la dématérialisation du bulletin de paie qui sera obligatoire pour les entreprises d’ici 2018.
C’est donc tout naturellement que la dématérialisation des contrats, documents demandant une certaine confidentialité et pérennité, est de plus en plus en présente au sein des entreprises
Pourquoi opter pour la dématérialisation des contrats ?
Comme pour tout autre document, la dématérialisation des contrats apporte aux dirigeants d’entreprises des avantages non négligeables et importants à prendre en compte dans la stratégie digitale :
Un gain de temps
71% des entreprises disent éprouver des difficultés à retrouver facilement et rapidement leurs contrats. Une perte de temps et de productivité importante. En optant pour une solution de dématérialisation des contrats, l’ensemble des documents est centralisé en un seul point. Ce qui permet de les retrouver facilement et simplifier également les échanges. De plus grâce à l’automatisation du traitement des contrats, les entreprises peuvent se recentrer plus facilement sur leur cœur de métier et être plus réactives au quotidien.
De réelles économies
L’autre avantage de choisir un contrat dématérialisé est les économies qu’il engendre. En effet, la dématérialisation permet une réelle réduction des frais généraux et améliore nettement la performance des entreprises.
La maîtrise des risques
La maîtrise des risques est le 3ème atout d’une solution dématérialisation des contrats. Elle permet en effet d’assurer une meilleure traçabilité des échanges et assure un accès limité et entièrement sécurisé aux documents dématérialisés
L’optimisation des processus organisationnels
Autre avantage : l’optimisation des processus organisationnels. Les contrats étant au cœur des entreprises, leur gestion doit être efficace afin d’optimiser le processus organisationnel d’une entreprise et fluidifier les flux et échanges virtuels. De la négociation à la signature en passant par l’archivage électronique, la dématérialisation permet alors la gestion complète des contrats pour une organisation optimale.
La limitation du papier pour une stratégie responsable
Enfin, dernier avantage de la dématérialisation des contrats : la diminution de l’utilisation du papier et de l’espace de stockage nécessaire. Ce qui permet aux entreprises de mettre en place une stratégie écoresponsable.
Notre offre de dématérialisation permet aux entreprises de bénéficier d’un réel gain de temps et de réduire leurs coûts grâce à la mise en place de technologies de pointe, telle que la LAD, la GED ou encore l’archivage. Ce sont des données de qualité et des processus optimisés que nous privilégions lors de la mise en place de nos solutions.
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