Comment réussir son projet de GED en 4 étapes ?

Définition : Que de veut dire le terme GED ? A quoi ça sert ?

Une solution de GED, aussi appelée Gestion Electronique de Documents, est un système informatisé qui permet la gestion de manière numérique de l'ensemble des documents d'une entreprise : factures fournisseurs, factures clients, bons de commande, contrats, notes de frais, dossier RH, dossiers clients, courriers entrants et sortants...

Le rôle d'un logiciel de gestion électronique de documents est de centraliser toute la base documentaire de l'entreprise dans l'objectif d'uniformiser ses processus métiers.

Pourquoi mettre en place une GED ?

Mettre en place une solution de GED offre de nombreux avantages aux entreprises. Grâce à la centralisation des données, les collaborateurs ont plus facilement accès à l'information, le travail collaboratif est renforcé et les utilisateurs gagnent du temps dans la recherche de documents. Ce qui leur permet de se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et ainsi de gagner en productivité. Un des autres atouts d'un système de GED est la réduction des coûts. La consommation de papier est réduite, il n'y a plus de coûts d'affranchissement, ni de stockage. Une belle rentabilité pour les dirigeants ! Le bénéfice environnemental est aussi un enjeu auquel permet de répondre une solution de GED. Lire notre article : Pourquoi s'équiper d'un logiciel de GED s'avère stratégique pour votre entreprise ?

Les 4 étapes à suivre pour réussir votre projet de gestion électronique de documents

Après ce premier paragraphe, je suppose que vous souhaitez vous lancer dans un projet de GED ! Mais avant toute chose, il est important de bien réfléchir avant de se lancer tête baisser dans le déploiement d'une nouvelle solution. Axess vous donne 4 étapes à suivre pour être sûr de réussir votre projet de GED !

Etape 1 : Définir les besoins documentaires de son entreprise à moyen et long terme

Avant la mise en place d’un projet de GED, une première étape essentielle consiste à définir les objectifs et les attentes de l’entreprise quant à son projet.
Cette étape permet notamment :

• De définir les documents et les processus qui devront être gérés par le logiciel choisi
• De nommer un référent pour le projet. En effet, que le projet soit réalisé par un prestataire extérieur ou par une personne en interne, il est important de nommer un référent qui saura faire le lien entre les différents acteurs de la démarche

Etape 2 : Créer un cahier des charges précis du projet et de l'outil envisagé

Dans un deuxième temps, le référent en charge du projet de GED détermine en 5 étapes le cahier des charges :

• Le plan de classement de la GED
• Les modules de traitements automatisés
• Le calendrier de conservation
• Les processus de réception de document

Le cahier des charges constitue une étape importante qui détermine les spécificités de l’entreprise et aiguille le choix du prestataire.

Etape 3 : Faire des tests du logiciel de GED pour connaître les avantages et les limites

Cette troisième phase permet de tester le projet de GED en le mettant en place sur une partie des activités de l’entreprise ou pour certains types de documents. Si nécessaire, des ajustements pourront ainsi être réalisés afin de permettre un déploiement du logiciel de GED à l’ensemble de l’entreprise.

Etape 4 : Mettre en place votre solution de GED de manière cadrée

Enfin, suite à la validation du test, le déploiement à l’ensemble de l’entreprise peut commencer. Dans un souci de bonne mise en place et de contrôle, il est conseillé de créer un comité d’observation qui sera chargé de :

• Contrôler et évaluer la satisfaction des besoins des collaborateurs
• Assurer le développement et le bon déroulement du projet
• Effectuer une veille réglementaire et technologique
• Garantir la maintenance

Comment procéder pour aller plus loin ?

Il faut bien prendre en compte que la mise en place d’un processus de dématérialisation entraîne des changements de méthodes de travail pour les collaborateurs. Faire appel à un prestataire extérieur apparaît être la solution la plus simple pour la mise en place d’un projet de GED. Un expert dans le domaine de la GED saura guider les entreprises et les administrations en leur proposant des solutions adaptées à leurs besoins.

Axess a développé en 2020 une offre nouvelle génération, la GED NEXIA. La solution accompagne les grandes entreprises dans la dématérialisation et l'automatisation de leurs processus métiers :

• Dématérialisation de tous les documents de votre entreprise (factures fournisseurs et clients, bons de commande, notes de frais, courriers, dossiers locataires...)
• Accélération des procédures de traitement pour vos processus financiers
• Moteur de recherche ultra performant doté de la technologie d'Intelligence Artificielle
• Simplification de la mise en conformité réglementaire (Portail CHORUS Pro, piste d’audit fiable, facture électronique...)
• Riche périmètre fonctionnel pour une gestion de A à Z de vos processus (acquisition des documents papiers et électroniques, indexation des documents, workflow de validation...)