Pourquoi s'équiper d'un logiciel de GED s'avère stratégique pour votre entreprise ?

Définition : qu'est-ce qu'un logiciel de GED ?

Un logiciel de GED, aussi appelé logiciel de gestion électronique de documents, est un système informatisé qui permet aux entreprises la gestion de tout type de documents : factures clients et fournisseurs, bons de commande, courriers entrants et sortants, contrats, documents commerciaux… Ce type de solution de dématérialisation est adapté aux documents en cours de production, qui ont besoin d’être modifiés. Le rôle de la GED étant d’harmoniser les processus afin de faciliter la gestion des documents au sein de l’entreprise.

Ayant pour objectif de diminuer voire de supprimer le papier au sein des organisations, la GED apporte de réels bénéfices aux entreprises qui utilisent ce type de solution : gain de temps dans la recherche des documents, réduction des coûts, accélération de la prise de décision, amélioration de la productivité...

Quelles sont les fonctionnalités clés d'une solution de gestion des documents ?

La GED fonctionne en plusieurs étapes :

1. Acquisition des documents : cette première étape consiste à acquérir le document au sein du logiciel de GED. Il existe différentes manières de le faire. Soit en intégrant des documents papiers via la numérisation par scanner, c'est à cette étape que l'on va utiliser des technologies de RAD et de LAD. Soit en intégrant des documents électroniques tels que des fichiers bureautiques ou des PDF, mais aussi en produisant des documents électroniques via un logiciel informatique. Enfin l'acquisition peut se faire également via l'échange de documents électroniques avec notamment un dispositif d'EDI (Echange de données informatisées).
2. Indexation des documents électroniques : vient ensuite l'indexation des documents. Cette étape a pour objectif de classer efficacement vos documents dans le but de fluidifier leur recherche et donc de gagner du temps. Il peut s'agir d'une indexation par type qui offre une description formelle du document ou par mots-clés qui vise le contenu du document pour ainsi faciliter les recherches.
3. Stockage des documents : la troisième étape, et pas des moindre, concerne le stockage des documents électroniques. Cette étape est primordiale car elle a pour objectif de protéger et sécuriser les documents et données qui y sont contenues. Pour cela, différents aspects doivent être surveillés : le volume de documents à stocker, le caractère confidentiel des données, la fréquence de consultation des documents, la hiérarchisation du processus de stockage ou encore la durée de conservation des documents.
4. Diffusion des documents : via la GED, la diffusion des documents est plus fluide et plus simple pour les utilisateurs. L'ensemble des documents se trouve en un même point, ce qui apporte un réel gain de temps et de productivité aux entreprises qui s'équipent de solutions adaptées.

Qui peut utiliser un logiciel de GED ?

Aujourd'hui, l'ensemble des entreprises peuvent avoir besoin de s'équiper d'une GED, mais surtout tous les services d'une entreprise peuvent être concernés : administratif, comptabilité, ressources humaines, facturation... On parlera ici davantage d'une GED transverse. Par GED transverse, nous entendons transverse à tous les services de votre entreprise. Concrètement, un seul et unique outil est nécessaire pour la gestion documentaire de l’ensemble des services. L’information est centralisée, ce qui permet une meilleure uniformisation des processus. Lire notre article sur la GED transverse : GED métier ou GED transverse : comment faire le bon choix ?

5 avantages pour votre entreprise de s'équiper d'un outil de GED !

En 2021, s'équiper d'une solution de dématérialisation ou d'un logiciel de GED est devenu une évidence pour bon nombre de dirigeants. Ce n'est plus seulement un choix anodin, s'équiper d'une offre logicielle dédiée à la dématérialisation et à la gestion de ses processus métiers est un véritable choix stratégique et ce pour plusieurs raisons.

Gagnez du temps et plus de productivité

En choisissant de vous équiper d'un logiciel de GED, vous choisissez par la même occasion d'accélérer les procédures de traitement de l'ensemble de vos processus métiers : factures fournisseurs et clients, notes de frais, contrats, bons de commande, dossiers RH... L'ensemble de vos processus est géré de manière numérique et automatisée pour un gain de temps à chaque instant !

Un logiciel de GED vous permet aussi une augmentation de la productivité de vos équipes. Les informations sont centralisées dans une solution unique et sont donc plus facilement accessibles pour vos collaborateurs, qu'ils soient au bureau, en déplacement ou en télétravail. La GED permet une véritable économie de temps en ce qui concerne la recherche de documents, ce qui permet à chacun de se focaliser davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vos collaborateurs ont également la possibilité de travailler à plusieurs sur un même document.

Améliorez votre rentabilité financière en faisant des économies

Aujourd'hui, on estime à 14€ le coût d'une facture traitée de manière manuelle contre 1€ si celle-ci est dématérialisée ! Ces coûts comprennent la gestion du document et le temps de travail alloué à celui-ci, le coût du papier mais aussi les frais d'affranchissement et le matériel nécessaire. L'investissement dans une solution de GED est donc inévitable si les entreprises veulent faire des économies.

De nombreux logiciels de GED sont aussi aujourd'hui proposés en mode SaaS, ce qui permet de profiter d'une solution qui s'adapte au budget de l'entreprise et surtout qui évolue avec celle-ci.

Répondez aux méthodes de travail d'aujourd'hui et de demain

Les méthodes de travail et le mode de fonctionnement des entreprises ont grandement évolués ces dernières années. Et ce virage a été encore plus rapide avec la crise sanitaire de 2020. Le travail à distance, le télétravail et l’expérience client ont gagné une place prépondérante au sein des entreprises. Ce qui entraine des bouleversements dans la vie de l'entreprise : assurer l'accessibilité aux données même aux collaborateurs à distance, renforcer la collaboration ou encore répondre efficacement aux demandes des clients.

Pour assurer cette continuité de l’activité, il faut savoir se réinventer et surtout se digitaliser. S'équiper d'un logiciel de GED est devenu incontournable pour les dirigeants afin de les accompagner dans la gestion de leurs processus tout en répondant à leurs nouveaux enjeux cités précédemment.

Améliorez la qualité de votre relation clients et leur satisfaction

Les logiciels de GED, mais aussi la dématérialisation de manière générale, impacte fortement la relation clients et leur satisfaction. En digitalisant vos processus, vos procédures de traitement sont accélérées, les clients obtiennent une réponse plus rapide à leur demande. Ce type de solution permet aussi d'être en accord avec les habitudes des consommateurs pour qui le digital fait partie de la vie quotidienne. Traiter ses documents en ligne plutôt qu'au format papier est une évidence pour bon nombre d'entre nous.

La gestion électronique permet aussi une meilleure traçabilité de l'historique client. Dans une seule solution, les collaborateurs accèdent aux dossiers clients et l'historique des échanges. Un moyen précieux pour entretenir sa relation client.

Renforcez la sécurité de vos données et votre conformité

La GED assure aussi la sécurisation l'ensemble de vos documents et des données qui y sont contenues. Un logiciel de GED permet de garantir un haut niveau de sécurité afin de garantir la protection et la confidentialité des données. Ce type de solution permet également de contrôler les droits d'accès à chaque document. Chaque collaborateur a accès aux documents qui le concernent et pour lesquels il a les droits.

Une solution de gestion documentaire assure également aux entreprises une véritable conformité avec les réglementations en cours : RGPD, Portail Pro CHORUS, facture électronique, piste d’audit fiable et dématérialisation fiscale, signature électronique... Lire notre article sur la généralisation de la facture électronique

Comment choisir, mettre en place et utiliser un logiciel de GED dans votre société ?

Maintenant que vous connaissez les atouts d'un logiciel de GED, il est temps de vous lancer ! Mais pas les yeux fermés bien évidemment. Il est important de cadrer au maximum son projet de GED pour choisir le logiciel qui conviendra le mieux au contexte et aux besoins de votre entreprise et ainsi éviter les mauvaises surprises. Pour cela, voici quatre conseils à respecter :

1. Définir ses besoins à moyen et long terme : première étape essentielle de n'importe quel projet, définir les objectifs et attentes de l'entreprise auxquels doit répondre la solution choisie. Dans le cas d'une solution de GED, il faut notamment définir les flux et les documents à traiter. La nomination d'un référent de projet est aussi une bonne idée dans le cas où le projet est réalisé par un prestataire externe afin de faire le lien entre les différents acteurs impliqués.
2. Rédiger un cahier des charges précis : le deuxième conseil que nous pouvons vous donner est de rédiger un cahier des charges de votre projet qui réunira les informations suivantes : le plan de classement de la GED, les modules de traitement automatisés, le calendrier de conservation, les processus de réception des documents...
3. Tester le logiciel de GED envisagé : pour vous faire une idée de la solution que vous allez mettre en place, rien de mieux qu'une phase de test. Vous pouvez par exemple tester le logiciel sur une partie des activités de l’entreprise ou pour certains types de documents. Les ajustements nécessaires pourront être fait à cette étape là, ce qui évitera les problèmes lors du déploiement de la solution et vous fera gagner du temps par la même occasion.
4. Contrôler la mise en place du projet : une fois la phase de test réalisée, le déploiement de votre logiciel de GED peut commencer. Dans un souci de bonne mise en place et de contrôle, il est conseillé de créer un comité d’observation qui sera en charge de contrôler le bon déroulement du projet, garantir la réussite de celui-ci et évaluer la satisfaction des besoins des collaborateurs.

Lire notre article : Comment réussir son projet de GED en 4 étapes

Quel est le rôle d'Axess et de son offre logicielle NEXIA ?

Afin de répondre aux nouveaux enjeux des entreprises, tels que l'amélioration de la productivité ou encore les gains financiers, Axess, éditeur de confiance et leader dans le domaine de l'édition de logiciels, a développé en 2020 une solution nouvelle génération : la GED NEXIA. NEXIA accompagne les grandes entreprises dans l'évolution et la dématérialisation de leurs processus métiers à travers une offre globale :

• Dématérialisation des documents
• Automatisation des processus métiers et des circuits de validation
• Simplification de la mise en conformité réglementaire
• Riche périmètre de fonctionnalités pour une gestion de l'ensemble du cycle de vie de vos processus

NEXIA dispose également d'un véritable moteur de recherche ultra performant et intelligent, capable de traiter facilement un gros volume de recherche pour tous vos documents. Grâce à la mise en place de facettes, vos données sont mieux exploitées et vos recherches facilitées.