GED, Cloud, coffre-fort numérique, archivage : Comment les différencier ?

Se poser les bonnes questions

Les entreprises qui souhaitent gérer leurs documents ont le choix entre plusieurs solutions tel que le Cloud Computing, la sauvegarde en ligne, le coffre-fort numérique ou encore la GED. Cependant, ces solutions ne sont pas équivalentes et répondent à des besoins différents. Avant de faire appel à un prestataire, il est donc primordial de commencer par bien définir les attentes de l’entreprise.

En effet, les solutions de gestion documentaire doivent s’adapter aux besoins métiers, technologiques ou encore organisationnels et non pas l’inverse. Posez-vous les bonnes questions dès le début :

• L’accès aux documents de l’entreprise est-il régulier ?
• Quel collaborateur peut accéder aux documents ?
• Les documents de l’entreprise peuvent-ils être utilisés à titre de preuve ?
• Quelle est la durée de conservation des documents ?

Quelle solution pour quel usage ?

1. Le Cloud Computing : Il s’agit d’une solution mutualisée qui met à disposition d’un grand nombre d’utilisateurs des capacités de stockage, de télécommunication et de calcul. Le Cloud Computing est principalement dédié au partage de documents.
2. La sauvegarde en ligne : Cet outil permet de disposer d’une copie des données et des applications en cas de perte ou sinistre informatique. La restauration du Système d’information en est facilitée.
3. L’hébergement informatique : Ce dispositif consiste à confier le stockage de données à un prestataire externe, ce qui permet de bénéficier d’une solution hautement sécurisée. L’objectif principal de l’hébergement est de permettre de rester concentrer sur son cœur de métier.
4. Le coffre-fort numérique : Tel un coffre-fort physique, un coffre-fort électronique est un espace qui permet de garantir la sécurité optimale de l’ensemble des informations qui y sont intégrées. Ce qui permet notamment d’en assurer la valeur probante, lors par exemple d’un contrôle juridique. Les accès aux données sont entièrement contrôlés pour garantir l’authenticité des documents. Cependant, au contraire de la GED, une gestion quotidienne des documents via un coffre-fort n’est pas possible.
5. La GED : La GED a pour objectif de conserver les archives en facilitant leur diffusion. Son objectif est avant tout d’améliorer les échanges de documents, en toute sécurité, ainsi que la manipulation des informations. La GED permet également un accès rapide aux information afin de les exploiter simplement.
6. L’archivage électronique : Ce système de conservation des documents permet de garantir leur non-altération en empêchant toute falsification, qu’elle soit volontaire ou non. L’archivage électronique assure simultanément la disponibilité, l’intégrité ainsi que la pérennité des documents.

Les solutions ci-dessus répondent à un enjeu principal de sécurité des documents et d’accessibilité, nécessaire pour les entreprises actuelles. Pour le meilleur choix en termes de gestion numérique d’informations, il faut toujours conserver son objectif principal : veut-on accompagner la mobilité des collaborateurs ? Protéger les documents sensibles ? Les retrouver facilement ?