Projet de dématérialisation : avez-vous pensé à impliquer vos salariés ?

Impliquer ses salariés dans le projet de dématérialisation

Certains salariés peuvent être réfractaires face à un projet de dématérialisation car il entraine une dépossession de document, un changement d’outils ou de façon de communiquer… Pour obtenir l’adhésion des équipes il est essentiel d’intégrer une conduite du changement dans la gestion des projets de dématérialisation.

Dès le lancement du projet de dématérialisation des documents, il est primordial d’associer les utilisateurs, de communiquer sur l’avancement du projet, d’organiser et de planifier les tâches de chaque collaborateur.

Un bon degré d’implication des salariés doit persister tout au long de l’avancement du projet notamment dans certaines phases où leur rôle est primordial. Il y a 4 phases clés où il est impératif d’impliquer les différents acteurs :

• Phase de diagnostic et d’étude préalable durant laquelle est réalisé l’audit de l’existant et la description des besoins
• Phase de mise en œuvre du projet de dématérialisation où les utilisateurs se familiarisent avec les nouveaux processus mis en place
• Phase de conduite du changement dont l’enjeu est d’anticiper et de maîtriser les impacts humains que pourrait avoir le projet de dématérialisation sur les équipes. L’accompagnement des collaborateurs est ici nécessaire afin de faciliter leur implication et leur adhésion
• Phase de formation et de transfert de compétences où les collaborateurs s’approprient entièrement le projet de dématérialisation et les outils associés

Une fois l’implication des salariés obtenue, il faudra également les associer aux solutions envisagées en les faisant participer à la prise de décision.

Une communication efficace grâce au travail d’équipe

Une communication claire, homogène et accessible garantira un accompagnement de l’ensemble des utilisateurs dans le projet et renforcera le partage entre les équipes. Ainsi, il est important que chaque personne impliquée dans le processus de dématérialisation des documents apporte sa validation dans le choix de la solution. Chaque personne devra avoir accès à tout moment à la documentation descriptive du processus de dématérialisation.

De plus, la hiérarchie devra s’impliquer dans le projet afin de montrer l’importance de celui-ci pour la société et d’accélérer la prise de décision.

Pour aller plus loin

Accompagner les entreprises dans leur projet de dématérialisation est un des objectifs d’Axess. Grâce à une démarche de conseil, de formation et de conduite de changement, la société adapte et personnalise sa solution de dématérialisation NEXIA, en fonction des objectifs et des contraintes de l’entreprise.