Comment fonctionne la numérisation des archives ?

La numérisation des archives, qu’est-ce que c’est ?

Les entreprises sont aujourd’hui amenées à conserver de nombreux documents indispensables à l’organisation de la société mais également nécessaires juridiquement. Il peut s’agir des documents originaux de la société, des factures fournisseurs ou encore du dossier personnel d’un collaborateur.

Afin de conserver ces documents de manière sécurisée et accessible, de plus en plus d’entreprises se tournent aujourd’hui vers la numérisation de leurs archives.

Le principe est simple. La numérisation des archives consiste à conserver ses documents papiers en version numérique afin qu’ils soient accessibles à chaque instant depuis un simple poste de travail. Une fois numérisés, ces documents à forte valeur juridique peuvent être retrouvés très facilement et en quelques clics.
Grâce aux solutions actuelles, n’importe quel type de documents peut être électronique : contrats, documents administratifs, factures clients, dossiers sensibles…

Quels sont les bénéfices de cette numérisation ?

La numérisation des archives offre aux entreprises des nombreuses opportunités :

• Un gain de temps quotidien : Le gain de temps est le premier avantage dont bénéficient les entreprises qui numérisent leurs archives. Avec la numérisation des documents, finit les recherches d’information interminables. Les données sont très faciles d’accès et disponibles 24h/24 7j/7. Cela améliore nettement la circulation de l’information ainsi que les échanges entre les différents collaborateurs
• Une réduction des coûts garantie : En numérisant leurs archives, les sociétés bénéficient également d’une réelle réduction des coûts liés notamment à la gestion manuelle des archives.
• Une sécurité assurée à toute épreuve : Enfin, la sécurité et l’intégrité des documents est un enjeu majeur de la numérisation des archives. La numérisation garantit la non-modification d’un document. Terminé la détérioration ou la perte des documents nécessaires à l’entreprise !

La numérisation des archives est ainsi synonyme de nombreux avantages pour les entreprises : économie d’argent et de temps, sécurisation des documents, accessibilité permanente… Cependant, avant de se lancer, il est primordial de réaliser un audit de l’organisation visant à définir précisément les besoins de votre structure en termes d’archivage.