Facture Électronique 2024 : OF Préparez-vous dès aujourd'hui !

L'avènement de la facture numérique : un pas de géant vers la simplification 

La transition vers la facture numérique pour les OF s'avère être un passage inévitable. Imaginez un process fluide et dématérialisé, où chaque étape - de la création à la réception et à l'intégration dans le système comptable - se réalise sans le moindre bout de papier. Dites adieu aux tracas de la paperasse et accueillez la simplicité numérique à bras ouverts. 

Qui est concerné par la facture électronique ? 

La réforme n'épargne aucune entreprise établie en France, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité. Cette initiative vise à moderniser la collecte et le contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée. L'article 153 de la loi des finances 2020 est explicite : 

« Les factures des transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée sont émises sous forme électronique et les éléments y figurant sont transmis à l'administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée. » 

Ce passage vers le numérique garantit une meilleure traçabilité, réduisant les risques d'erreurs et de fraudes. 

Obligations des entreprises assujetties à la TVA

Plongeons dans les détails des obligations croissantes en matière de facturation numérique pour les centres de formations et les OF. 

E-invoicing : Émission et Transmission de Factures Électroniques 

Progressivement, toutes les entreprises devront répondre aux exigences de l'E-invoicing. Cela signifie qu'elles devront : 

1. Disposer de la capacité d'émettre des factures dématérialisées dans des gabarits conformes aux normes en vigueur. 

2. Pouvoir transmettre automatiquement ces factures numériques à leurs clients via une plateforme de dématérialisation qu'elles auront librement choisie. 

Ce changement marque une étape cruciale vers la digitalisation complète du process de facturation pour vos formations. Il nécessitera une adaptation des systèmes internes et une prise de décision quant au logiciel de numérisation à adopter. 

E-reporting : Transmission de Données de Transaction à l'Administration 

Le concept d'E-reporting, ou l'envoi d’éléments de transaction à l'administration fiscale, est une évolution majeure dans la manière dont les entreprises interagissent avec les autorités fiscales. L'E-reporting vise à reconstituer l'activité économique globale d'une entreprise par le biais d’éléments de transaction précis. 

Ces flux de données doivent être transmis dans plusieurs cas : 

1. Dans les transactions B2B internationales, que ce soit pour les factures envoyées ou reçues (hors importation de biens). 

2. Dans les transactions B2C, incluant les factures, les encaissements en espèces (Z caisse), ainsi que les celles hors factures. 

3. Dans les cas d'encaissement relatifs aux factures de prestation de service, où la Taxe sur la Valeur Ajoutée est collectée lors de l'encaissement. 

Le fonctionnement de l'E-reporting est articulé autour de la fréquence des flux, qui est déterminée par le régime de TVA de chaque entreprise. Le logiciel de numérisation choisie par l'entreprise, que ce soit le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), sera responsable de la collecte, de la concentration et de l’envoi de ces flux à l'administration fiscale. 

Ces nouvelles obligations nécessitent une adaptation proactive des process internes et des systèmes de données des OF. La transition vers l'E-invoicing et l'E-reporting représente une étape majeure vers une gestion plus efficace et transparente de la facturation et de la conformité fiscale. Les OF sont invités à anticiper ces changements et à choisir une issue adaptée pour garantir une transition en douceur. 

Avantages de la facture électronique pour les organismes de formation 

Cette transition pour les OF n'est pas simplement une obligation, mais aussi une opportunité d'améliorer leur efficacité opérationnelle et leur compétitivité. Voici une plongée approfondie dans les avantages de la facture électronique, allant au-delà des bénéfices évidents : 

1. Amélioration de la traçabilité et de la visibilité : Les factures dématérialisées offrent une piste d'audit complète, de l'émission à la réception. Les OF peuvent suivre chaque étape de son cycle de vie, ce qui renforce la transparence et facilite les audits internes et externes. 
2. Réduction de l'impact environnemental : En réduisant la consommation de papier et d'encre, les factures numériques à un environnement plus durable. Moins de transport et de stockage de documents physiques signifient également une empreinte carbone réduite. 
3. Renforcement de la sécurité et de la confidentialité : Les logiciels de numérisation offrent des niveaux de sécurité avancés, tels que la cryptographie et les accès restreints. Cela réduit considérablement les risques liés à la perte, au vol ou à la divulgation non autorisée de documents. 
4. Accélération des process de validation : Les workflows électroniques permettent une validation rapide et fluide des factures numérique. Les approbations peuvent être réalisées à distance, éliminant ainsi les retards dus aux déplacements physiques pour la signature. 
5. Amélioration des relations fournisseurs : Les factures numériques des relations fournisseurs plus harmonieuses. Les paiements plus rapides et précis renforcent la confiance et peuvent même conduire à des termes commerciaux plus avantageux. 
6. Analyse d'éléments plus poussée : Les données des factures numériques peuvent être facilement intégrées dans les systèmes d'analyse et de business intelligence. Cela permet aux OF d'obtenir des éléments précieux sur les tendances d'achat, les habitudes des apprenants et les performances financières. 
7. Facilitation de la gestion de trésorerie : La réduction des délais de paiement grâce à la facturation électronique a un impact direct sur la trésorerie de l'entreprise. Les flux de trésorerie peuvent être mieux anticipés et gérés, ce qui renforce la stabilité financière. 
8. Compatibilité avec les nouvelles technologies : Les factures numériques s’intègrent naturellement avec d'autres innovations, telles que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique. Cela ouvre la voie à l'automatisation accrue des process comptables et à la prise de décision basée sur les données. 
9. Réduction des erreurs humaines : Les flux de travail automatisés réduisent la dépendance aux process manuels sujets aux erreurs. Cela conduit à des factures plus précises et à une diminution des litiges et des ajustements. 

Les factures dématérialisées ne se limitent pas à la conformité réglementaire. Elle présente une opportunité stratégique pour les OF d'optimiser leurs opérations, d'améliorer leur productivité et d'adopter des pratiques commerciales durables. Avec les avantages tangibles et les opportunités qu'elles offrent, les factures numériques pour vos formations devient bien plus qu'une simple évolution administrative. C'est un tremplin vers une nouvelle ère de croissance et d'efficacité dans la fiscalité des OF. 

Le Calendrier de la Facture Électronique 

Dans une annonce de dernière minute, l'État français a pris la décision de reporter la mise en œuvre de cette réforme. La Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) a révélé cette nouvelle orientation dans un communiqué retentissant en date du 28 juillet 2023. 

Cet événement majeur dans le monde de la fiscalité et de la comptabilité ne signifie cependant pas que les OF doivent relâcher leurs efforts de préparation. Au contraire, c'est précisément le moment de maintenir le cap et de continuer à se préparer activement pour ce virage numérique inévitable. 

La date précise du report sera inscrite dans la prochaine loi de finances pour l'année 2024. Pour en savoir plus sur cette décision et ses implications, consultez le lien suivant : Lire l'article complet. 

Cette réforme est incontestablement à nos portes, et il est essentiel que les OF se tiennent prêts à embrasser cette transition. 

Quelle plateforme de dématérialisation choisir ? 

Le choix d'un logiciel de dématérialisation est capital pour assurer une transition en douceur.  

Les logiciels de numérisation, publiques et privées, constituent l’accès au réseau d’échanges de données de facturation. Elles sont donc indispensables à l’envoi et à la réception des factures.   

La plateforme publique

La plateforme publique de facturation (PPF) centralisera et contrôlera les données de facturation. Cette plateforme publique remplacera Chorus Pro et assurera en quelque sorte un service minimum universel. Elle permettra aux entreprises, notamment aux plus petites, de transmettre, déposer ou saisir en ligne leurs factures gratuitement, à destination de leurs clients entreprises (B2B). Mais également de recevoir celles provenant de leurs fournisseurs.  

Les plateformes privées 

Il existe également des plateformes privées. Notamment les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) qui joueront un rôle similaire au PPF avec des obligations de conformité et de sécurité strictes : extraire, contrôler, transmettre et recevoir les éléments des factures et transactions pour toutes les opérations entre entreprises. Elles bénéficient d’une immatriculation officielle délivrée par la DGFiP et devront respecter des règles strictes de conformité et de sécurité.  

Enfin, les Opérateurs de Dématérialisation (OD) jouent également un rôle clé dans ce déroulement. 

Les OD sont des prestataires privés spécialisés dans la digitalisation des factures. Leur rôle est d'accompagner les entreprises dans l'émission et la réception de factures dématérialisée. Ils agissent comme un pont essentiel entre les entreprises et les logiciels de digitalisation. 

Ces partenaires privés offrent des solutions sur mesure adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Les OD se connectent soit à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), soit au Portail Public de Facturation (PPF). Cette connexion permet aux entreprises de gérer leurs flux de facturation de manière fluide et conforme. 

L'expertise des OD dans le domaine de la digitalisation et de la conformité réglementaire est un atout précieux. Ils assurent une transition en douceur et personnalisée, de la mise en place initiale à l'optimisation continue. En travaillant avec un OD, les organismes de formation peuvent maximiser les avantages des factures numériques tout en minimisant les perturbations opérationnelles. 

En résumé, les OD sont des partenaires stratégiques dans cette transition. Ils facilitent le processus en fournissant des clés adaptées, une expertise approfondie et une gestion efficace des flux de renseignements. Avec les OD, les entreprises peuvent franchir cette étape avec confiance et préparation, en s'appuyant sur des solutions professionnelles et sur mesure. 

Saviez-vous que si vous êtes à la recherche d’un OD, le logiciel Nexia, développé par Axess, pourrait répondre parfaitement à vos besoins ?  

Le choix du logiciel dépendra des besoins spécifiques de chaque établissement et de ses préférences en matière de sécurité et de personnalisation. 

OF : Soyez prêt dès aujourd'hui avec Axess 

La transition vers les factures électroniques nécessite une approche méthodique et préparée. Chez Axess, nous vous accompagnons dans cette phase critique de la fiscalité, en vous fournissant des clés pour faciliter la mise en œuvre sans heurts de la facturation dématérialisée dans votre organisme de formation. 

Action 1 : Vérifiez la compatibilité de vos applications 

Dès aujourd'hui, il est essentiel de vérifier la compatibilité de vos applications avec la facturation dématérialisée. Chez Axess, nous avons développé des modules de facturation « clients » qui vous permettent d'émettre des factures électroniques en toute simplicité. Cependant, il est important de noter que nos fonctionnalités actuelles sont orientées vers l'émission de factures. Nous travaillons en permanence pour étendre nos capacités et inclure de nouvelles fonctionnalités, conformément à l'évolution des besoins. 

Pour le secteur de l'éducation, il est crucial de comprendre que cette réforme n'est pas universellement applicable. Les écoles, à moins qu'elles ne réalisent des opérations assujetties à la Taxe sur la Valeur Ajoutée, sont exemptées. Cette exemption s'étend aux prestations d'enseignement et de formation conformément aux dispositions des articles 261 à 261 E du code général des impôts. 

Pour les OF et les écoles post-bac, trois cas de figure se présentent en fonction de leur statut TVA : 

• Non soumis à la TVA : Si vous n'êtes pas assujetti à la Taxe sur la Valeur Ajoutée, la facture numérique n'entre pas dans le champ d'application pour vous. 
• Soumis totalement à la TVA : Si vous êtes assujetti à la Taxe sur la Valeur Ajoutée à 100 %, cette réforme vous concerne pleinement. 
• Soumis partiellement à la TVA : Si vous êtes partiellement assujetti à la Taxe sur la Valeur Ajoutée, la facture électronique s'applique aux parties de vos prestations soumises à celle-ci. 

Action 2 : Mettez à jour vos bases de données 

L'actualisation de votre base de données est cruciale pour assurer une transition fluide. Les logiciels de dématérialisation identifient les entreprises par leur numéro de SIRET. Ainsi, il est impératif de mettre à jour vos fichiers clients pour qu'ils soient conformes. Cette mise à jour est d'autant plus importante que ce champ deviendra obligatoire dans nos applications lors de la facturation. Une alerte vous aidera à éviter tout blocage lors de la transmission.

Action 3 : Vérifiez la conformité 

Un autre aspect essentiel est la conformité. La transition aux factures numériques pour les OF s'accompagne d'une exigence accrue en matière de mentions obligatoires. Lorsque l'obligation d'émettre des factures dématérialisées s'appliquera à votre OF, celles qui seront non conformes seront bloquées. Nos logiciels métiers pour les organismes de formation, telles qu’Agate ou e-parcours, prennent déjà en compte ces exigences pour vous assurer une préparation optimale dès cette année. 

Action 4 : Faites le test avec vos outils

Quant aux tests de compatibilité, ceux-ci débuteront début 2024. Axess est en constante communication avec les autorités compétentes pour suivre les arbitrages techniques définis par l'État. Nous nous engageons à vous tenir informés de ces développements et de leurs implications dans nos solutions, E-invoicing* sortant et E-reporting**. 

En choisissant Axess, vous optez pour une transition en douceur vers la facturation numérique, soutenue par des solutions conçues pour répondre à vos besoins spécifiques. Notre engagement envers l'innovation et la qualité vous assure une transition réussie vers la nouvelle ère de la facturation. 

Axess, votre guide dans la transition numérique 

En somme, ces changements pour les OF sont inéluctables et s'annoncent comme un grand pas en avant vers la simplification des processus administratifs. Axess, votre partenaire engagé pour le numérique, vous accompagne tout au long de cette transition capitale.  

Pour en savoir plus sur la manière dont vous pouvez vous préparer, contactez-nous dès maintenant via notre formulaire de contact ou profitez de poser toutes vos questions en direct lors de notre webinar dédié.