Présentation du module de gestion des conventions sous Alfresco pour un établissement public

Le projet de Gestion des conventions sous Alfresco

Le projet de Gestion des conventions sous Alfresco permet de :

• Instruire les demandes venant des directions Métiers
• Partager les conventions et documents associés
• Anticiper les fins de contrats et les renouvellements

Les conventions impliquent :

• les directions Métiers de l’établissement public ; la création d’une convention se fait à leur initiative
• le service juridique, qui doit valider les nouvelles conventions et avoir une vision globale des conventions existantes
• le ou les partenaires avec lesquels la convention est établie.

Le schéma de principe de ce module est le suivant

Les documents de convention sont stockés dans un espace collaboratif (site Alfresco Share), dans une arborescence qui est créée automatiquement. Une nomenclature a été définie pour le nommage des dossiers de l’arborescence et pour les documents qui y sont stockés.

Les échanges avec les partenaires pour établir le contenu de la convention restent hors de la plate-forme GED Alfresco ; l’ouverture vers une édition collaborative est techniquement possible avec Alfresco, elle nécessite d’ouvrir la plate-forme à l’extérieur et de demander aux partenaires de l’utiliser.

La signature des documents se fait au format papier. Une évolution du projet pour signature électronique est envisagée ; cela nécessite l’utilisation d’un plate-forme permettant la signature de toutes les parties impliquées : l’établissement public et les partenaires.

Le cycle de vie des processus est suivi au moyen de workflows développés dans Alfresco et d’informations (sous forme de métadonnées) ajoutées aux documents de conventions.

Processus de création d’une convention sous Alfresco

Les processus de création et de révision impliquent le service juridique et les directions Métiers.
La convention est initiée par une direction Métier, qui doit obtenir la validation du service juridique.

Les directions Métiers disposent d’un formulaire pour lancer le processus de création. Ce formulaire permet de fournir les informations nécessaires au suivi et au contrôle par le service juridique :

Les documents de convention sont ensuite rédigés et soumis à validation. Le workflow est utilisé pour tracer les échanges entre la direction Métier et le service juridique, jusqu’à obtention du document finalisé. L’avis d’autres directions Métiers peut également être sollicité.

Les workflows de création et de renouvellement sont développés à l’aide du moteur Activiti d’Alfresco. Ils permettent d’affecter des tâches aux acteurs du workflow, de lancer des alertes par mail, de modifier le statut de la convention pour suivre son avancement.

Partage des documents et plan de classements

Les documents sont centralisés dans un espace collaboratif (site Alfresco Share) et automatiquement classés.

Le plan de classement est créé selon une nomenclature qui prend en compte le type de convention et le nom du partenaire. Le but est de permettre de retrouver rapidement

une convention donnée en connaissant le partenaire et son type, ou d’avoir facilement la liste des conventions d’un partenaire.

Pour éviter les erreurs de saisie, les partenaires existants sont proposés sous forme de liste déroulante dans le formulaire de création de convention. S’il s’agit d’un nouveau partenaire, le formulaire permet sa création. Le gestionnaire fonctionnel peut ensuite corriger si nécessaire le nom du partenaire ; il peut également en ajouter, sur un écran réservé à la gestion.

Les droits d’accès sont gérés au moyen des fonctions standards Alfresco. Le gestionnaire fonctionnel du domaine a la capacité de donner accès aux documents, ce qui élimine les difficultés de partage qui peuvent exister dans une structure publique ayant des antennes sur toute la France.

Processus de renouvellement d’une convention sous Alfresco

Le processus de renouvellement est automatiquement déclenché, pour les conventions dont la date d’échéance approche.

Le processus génère une alerte à destination de la direction Métier en charge de la convention. Si la convention doit effectivement être renouvelée : un processus de création est relancé, la convention devant à nouveau être validée par les mêmes acteurs que lors de sa création.

Archivage des conventions sous Alfresco

Les conventions arrivées à échéance et non renouvelées restent archivées dans la GED. Le sujet de leur archivage légal n’a pas été traité dans le projet.

Pilotage

Le module « Tableau de pilotage » est utilisé en complément, afin de fournir une vue globale des workflows en cours, et des conventions selon leur statut :