Comment centraliser et unifier la gestion de son organisme de formation ?

Unifier et centraliser pour mieux gérer

Équipée de différentes solutions pour la gestion administrative, la gestion des commandes et le suivi des tâches, l’équipe d’AGISS Formation souhaitait se tourner vers une solution unique plus adaptée, plus rapide et plus pratique.

Pour cela, il fallait à l’équipe un logiciel qui :

• Gère l'OF de A à Z : gestion administrative, gestion des commandes, suivi, création du BPF.
• Automatise les tâches récurrentes et chronophages telles que la création et l’envoi des convocations.
• Prenne en compte la qualité.

Ce dernier point était très important pour l’OF. L’équipe souhaitait avoir affaire à une société qui connait les exigences et les impacts de la réforme qualité et surtout qui les prend en compte dans son logiciel de gestion des organismes de formation.

Comment choisir le bon logiciel ?

Pour choisir sa nouvelle solution, AGISS Formation a réalisé une étude de marché. Son choix s’est porté sur le logiciel de gestion des organismes de formation Agate d’Axess pour deux raisons :

1. La couverture fonctionnelle qui permet de gérer un OF de A à Z avec notamment l’automatisation des tâches possible grâce au module Workflow du logiciel.
2. La prise en compte de la réforme qualité. AGISS Formation a été informé par son auditeur Afnor qu’Axess prenait en compte la qualité dans le développement et l’enrichissement d’Agate.

En effet, Agate est régulièrement enrichit pour correspondre aux attentes de ses clients mais aussi aux besoins réglementaires comme les différents critères qualité. Par exemple, avec Agate les OF peuvent :

• Envoyer automatiquement des questionnaires de satisfaction aux participants à chaud et/ou à froid avec des relances, ainsi qu’aux responsables des entreprises et aux intervenants.
• Référencer toutes les analyses de besoin faites et, via le module questionnaire faire un recueil des besoins des bénéficiaires, avec relances automatiques grâce aux workflows.
• Envoyer les attestations de présence/absence aux participants et à leurs représentants légaux ou responsables société.

Un outil unique qui automatise sans qu’on s’en aperçoive

La prise en main de la solution a été un peu compliquée, car l’ancienne équipe en place n’arrivait pas à changer ses pratiques. Après une reprise en main du projet par Christine CADEDDU, la nouvelle équipe s’est largement appropriée Agate et les bénéfices sont là et se font ressentir :

1. Gain de temps : Grâce à l’automatisation des tâches.
2. Optimisation des pratiques : Un logiciel unique qui centralise et unifie les démarches : BPF, suivi, gestion des commandes et propositions commerciales.
3. Autonomie : Dans la création des modèles de document

Des plus qui simplifient le quotidien

L’accompagnement a un fort rôle à jouer et intervient dans la mise en place, le déploiement et l’utilisation quotidienne d’Agate. Former les équipes, proposer des solutions adaptées, trouver des réponses… c’est un travail de collaboration entre Axess et le client pour avoir des solutions au plus juste. Ici, AGISS Formation a bénéficié de formations pour le lancement de son logiciel de gestion de la formation Agate puis s’est tourné vers les journées de conseils plus pertinentes pour l’OF. En effet, ces journées sont exclusivement dédiées à l’OF. Leur contenu est pensé en fonction de leur contexte mais aussi de leurs problématiques.

L’assistance est également importante, car elle permet aux utilisateurs de trouver des solutions rapidement à leurs problématiques.

Enfin, AGISS Formation a accès à l’Espace Client Agate qui réunit toutes les actualités du logiciel et du secteur : webinars, replay des webinars, documentations techniques liées aux nouvelles versions, actualités Qualiopi, informations réglementaires… Ressources toujours très pratiques pour rester informer des dernières actualités sans pour autant devoir faire une veille quotidienne.