Les 4 exigences réglementaires pour réussir la dématérialisation de ses documents !

Identifier et revoir sa stratégie de conservation de documents

Un document papier original doit répondre à certaines règles de conservation (entre 3 et 10 ans suivant le type de document), qu’il est important de prendre en compte et de revoir lorsque celui-ci sera dématérialisé. Pour réussir votre projet de dématérialisation des documents et que celui-ci soit conforme avec la réglementation, il est nécessaire dans un premier temps de définir précisément : la durée de conservation des documents adaptée à la dématérialisation, le format du fichier, les habilitations, le mode de consultation…

Établir un plan de classement en phase avec la stratégie de l’entreprise

La deuxième exigence fait référence au plan de classement. Pour pouvoir retrouver facilement vos documents numérisés, il est important de créer un plan de classement. Celui-ci regroupe l’ensemble des documents dématérialisés, comme les factures fournisseurs, ce qui permet ainsi de s’y retrouver plus aisément, lors d’un contrôle juridique par exemple.
Ce plan de classement a également l’avantage de gagner du temps au quotidien. En quelques clics les collaborateurs peuvent retrouver le document dont ils ont besoin.

Établir un plan de classement en phase avec la stratégie de l’entreprise

Tout document possède une valeur juridique ou peut servir de preuve admissible devant un juge. Afin de conserver cette valeur, il requiert de créer un processus de dématérialisation clair et surtout en adéquation avec le projet de numérisation de l’entreprise. Il garantira ainsi l’intégrité, la stabilité et la pérennité du document numérisé. Pour cela, il faudra bien identifier auparavant :

• les tâches à réaliser
• les exigences techniques (procédé de transfert, contrôle de l’accès)
• les obligations juridiques

Le processus doit être conservé durant toute la durée de vie du document car c’est lui qui prouve les mesures mise en œuvre et donc l’intégrité du document. Peut également être créée : une déclaration de numérisation. Celle-ci reprend pour chaque projet de numérisation : les quantités traitées, la date et le lieu de numérisation, le format, la résolution, les habilitations…

Choisir un système d’archivage performant

Enfin, la 4ème exigence archivistique concerne l’accès aux documents dématérialisés. Une fois les documents au format numérique, il est primordial d’utiliser un Système d’Archivage Electronique (SAE) garantissant la protection des informations et surtout conforme à la politique d’archivage de l’entreprise. Le SAE permettra alors de contrôler les droits d’accès de chacun selon un paramétrage personnalisé.

Pour aller plus loin

Axess propose aux entreprises et administrations des solutions de dématérialisation des documents et de gestion documentaire performantes. Les offres de GED permettent aujourd’hui à Axess d’assurer la pérennité et l’intégrité de l’ensemble des documents qui lui sont confiés au quotidien.