Comment assurer la traçabilité et la sécurité des emails ?

Quels risques sont encourus par les entreprises ?

Dans les années 2000, à l’heure où l’outil informatique faisait ses débuts, la transmission des documents était simple. Un document était écrit sur papier, signé ou tamponné, mis sous pli puis expédié. Le destinataire décachetait ensuite l’enveloppe qui garantissait une certaine confidentialité et intégrité des informations. Sans pour autant être entièrement sécurisé, ce système rendait la fraude plus complexe.

A l’heure actuelle, c’est devenu un jeu d’enfant de scanner ou imiter un logo, un papier entête, un tampon ou même de créer des fausses factures tout aussi convaincantes que les vraies et de les expédier par mail sous une fausse identité. Un email peut également en quelques clics être transmis, mis en copie cachée, intercepté et modifié.

La sécurité des emails, leur traçabilité, l’intégrité de leur contenu ou encore de l’identité de l’émetteur sont ici enjeu. Pour y répondre, différents procédés de chiffrement et de signature électronique ont été mis en place. Lisez notre article sur la conformité d'une signature électronique

Le chiffrement des messages : le point de départ de la sécurité des emails

La première technique pour assurer la sécurité des emails consiste à chiffrer le document. Il s’agit d’un système composé de deux clés de chiffrement : l’une publique et l’autre privée. La clé privée ne doit être transmise à personne, tandis que la clé publique est mise à disposition des correspondants, soit sur le site ou l’annuaire de l’entreprise.

Le procédé est simple : ce qui est cryptée par une clé doit être obligatoirement décrypté par l’autre. Lorsqu’une personne souhaite envoyer un message à une société, celle-ci le crypte avec la clé publique qui lui a été transmise. Le destinataire utilisera sa clé privée pour le déchiffrer. De ce fait, lors ce qu’en message est intercepté, il sera indéchiffrable.

La signature électronique : un processus transparent et performant

Dans le monde de l’entreprise actuelle, très peu de collaborateurs utilisent le chiffrement. En revanche, la signature électronique apparait comme la solution adéquate pour vérifier l’authenticité du contenu et garantir de ce fait la sécurité de l’email.

Définit aujourd’hui comme un mécanisme numérique basé sur des techniques de cryptographie, la signature électronique a pour objectif de démontrer à un tiers qu’un document numérique a été approuvé par une personne identifiée. Le processus est le même que pour le chiffrement des messages. L’expéditeur crypte sa signature électronique grâce sa clé privé et le destinataire la déchiffrera à l’aide de la clé publique qui lui a été transmise afin de contrôler l’identité de l’expéditeur et la sécurité de l’email. Ce procédé peut être automatisé dans les messageries sécurisées et rendu transparent pour l’utilisateur.

Les besoins de traçabilité et de sécurité des emails varient en fonction de la taille de l’entreprise, de son secteur, ou encore de ses contraintes métiers. Pour les petites entreprises, la mise en œuvre d’un processus de chiffrement et de signature est relativement simple. Il suffira d’équiper les postes concernés et former les utilisateurs. Concernant les grands groupes, les outils doivent être intégrés directement dans leur système de messagerie. Pour cela, il est nécessaire de faire appel à une société spécialisée dans la sécurité informatique.

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