Digitalisation des processus documentaires : Les 3 étapes clés à suivre !

Une transformation digitale qui va plus loin

Lors de leur transformation digitale, les entreprises ne se contentent plus seulement de développer leur visibilité via un site internet ou de dématérialiser la gestion de leurs factures.

Elles ont en effet bien compris que cette transformation impacte la globalité de l’organisation, ses méthodes et ses processus (clients, documentaires…). Dans ce sens, les entreprises ont aujourd’hui tout intérêt à passer à la digitalisation de leurs processus documentaires. Les raisons ? L’amélioration de leur efficacité et productivité, leur mise en conformité ainsi qu’une meilleure rentabilité.

Les étapes d’une bonne digitalisation des processus documentaires

Découvrons ensemble les 3 étapes essentielles pour une digitalisation de vos processus documentaires optimale :

Capture/numérisation des documents

La première étape pour digitaliser vos processus documentaires consiste à capturer vos documents, c’est-à-dire à la numériser et les indexer. Pour cela, il est important de respecter les points suivants :

• Réaliser une analyse en amont de votre flux documentaire. Il s’agira de réaliser un inventaire de vos documents à numériser afin de structurer leur archivage, identifier les émetteurs, les types de documents ou encore leur conservation.
• Vient ensuite le moment de numériser vos documents. Nous vous conseillons ici d’utiliser des scanners et logiciels de capture dernière génération afin de garantir une qualité optimale de vos images.
• Dernière étape de cette numérisation, l’indexation des documents numérisés dans une base documentaire qui doit être structurée via l’identification automatique des types de documents et la collecte des données qui y sont intégrées.

Traitement et gestion des documents numérisés

Une fois vos documents dématérialisés, passons à la seconde étape de la digitalisation de vos processus documentaires. Il s’agit du traitement et de la gestion de vos documents. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser un logiciel qui permet de modéliser, gérer, piloter et superviser l’ensemble de votre processus. La solution idéale est de coupler un moteur BPM (Business Process Management), intéressant dans le cadre de la relation client/fournisseur, avec un logiciel de GED (Gestion Electronique de Documents). Ce qui vous permettra de faciliter la valorisation de votre contenu ainsi que les différentes interactions entre les acteurs du processus.

Une fois le processus mis en place, vous allez pouvoir le piloter et superviser. Vous obtiendrez ainsi une visibilité permanente des actions réalisées sur les données. Vous aurez également la possibilité d’intervenir rapidement lors d’un dysfonctionnement.

Archivage et sécurité des données

Enfin, dernière étape pour digitaliser vos processus documentaires : leur archivage et la garantie de leur sécurité, enjeu principal de cette transformation digitale. Il s’agira de garantir la conservation pérenne et sécurisée de vos document grâce à un SAE (Système d’Archivage Electronique). Ce type de solution permet que le document ne soit pas modifié et qu’il conserve sa valeur probante.

Si vous choisissez de faire appel à un prestataire externe pour l’archivage de vos documents numérisés, il est important que celui-ci soit fiable et respecte les bonnes pratiques d’un archivage réussit et conforme.

Pour aller plus loin
En tant qu’expert en dématérialisation, Axess accompagne ses clients dans le choix de la bonne méthode pour digitaliser leurs processus documentaires. Axess est éditeur de la solution NEXIA qui permet l’automatisation et la digitalisation de vos processus documentaires en garantissant la sécurité et la fiabilité de vos documents.