Comment assurer la confidentialité de ses archives numériques ?

La confidentialité des archives numériques

Des nombreuses entreprises choisissent actuellement la dématérialisation, notamment pour archiver leurs documents de manière numérique. Ces archives numériques existent pour être consultées et constituent une preuve, voire le patrimoine de l’entreprise.

Dans une époque marquée par le besoin de confidentialité des données, ces archives doivent assure l’intégrité des données qui y sont contenues, leur sécurité et pérennité, mais aussi leur accessibilité. Soit un besoin paradoxal, qui demande de concilier accessibilité et sécurité !

Quelles solutions apportées pour assurer la sécurité ?

Afin d’assurer la confidentialité des archives numériques, ainsi que leur accessibilité, il est nécessaire d’adopter une solution d’archivage qui garantit l’accès et la traçabilité des documents. Ce type de solution a pour but de renforcer la protection des documents, tout permettant un accès contrôlé aux données.

Pour cela, l’accès aux données est la plupart du temps déterminé suivant l’organisation de l’entreprise ainsi qu’un plan de classement précis mis en place en amont le prestataire de la solution d’archivage. A partir de là, l’utilisateur accèdent aux documents via un identifiant et un mot passe propre à chacun. L’accès peut également être limité seulement à certains salariés, identifiés au préalable.

Une solution d’archivage numérique permet également de contrôler et tracé chacun des documents, tout au long de son cycle de vie (consultation, modification, destruction…). L’ensemble des actions réalisées sur le document sera répertorié au sein des journaux d’archivage quotidiens, afin d’en garder une trace. Cela pourra notamment servir de preuve le cas échéant.

Choisir d’archiver ses documents de manière numérique est une solution de plus en plus plébiscitée par les entreprises, qui souhaitent davantage digitaliser leur organisation. Cependant, il est important de choisir un prestataire expert qui saura assurer la confidentialité de l’ensemble des données qui sont stockées, ainsi que leur intégrité et pérennité.